Workplace Automation in den Startlöchern

Desk Sharing bezeichnet das Teilen eines Büro- oder Bildschirmarbeitsplatzes mit einem oder mehreren anderen Mitarbeitenden. Damit die Zuweisung der Arbeitsplätze nicht ins Chaos abgleitet, sind Workplace Automation Systeme (WAS) notwendig, mit denen sich die Plätze bequem buchen lassen. In den USA besetzen WAS bereits einen kleinen Markt. In Europa und insbesondere in Deutschland ist dieses Konzepts noch nicht flächendeckend bekannt und gewinnt deshalb nur sehr langsam an Bedeutung.

(Bild: Getjoan)

Die praktische Umsetzung von New-Work-Konzepten benötigt IT-Unterstützung. WAS bündeln Lösungen rund um die Automatisierung des Unternehmens und der Nutzung physischer Arbeitsplätze. Hier stoßen die in Deutschland genutzten Softwarelösungen häufig an ihre Grenzen. Laut einer Studie von Pricewaterhouse Coopers sind in Deutschland im Durchschnitt beachtliche 55 % aller angemieteten Büroflächen ungenutzt.

Nachdem sich die Arbeit im Homeoffice in vielen Unternehmen besonders seit der Corona-Pandemie etabliert hat, führen viele Unternehmen und Einrichtungen im Büro Desk Sharing ein. Eine Umfrage des Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat ergeben, dass bei mehr als 25 % der befragten Unternehmen die meisten Büro-Beschäftigten keinen festen Arbeitsplatz haben, und über 40 % der Unternehmen dies für die kommenden Jahre planen.

Doch der Markt für Workplace Automation befindet sich noch in den frühen Anfängen. Es haben sich im Zusammenhang mit WAS noch nicht viele Hersteller etabliert. Stattdessen verbreiten sich Einzellösungen, und wesentliche Kennzeichen eines substanziellen Marktes bleiben noch aus. Weder ist ein klares Anbieterfeld zu erkennen, noch hat sich ein entsprechendes Ökosystem herausgebildet. Gleichwohl erkennen viele Unternehmen den potenziellen Nutzen von Workplace Automation an.

Auf Unternehmensebene ist eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware ein wichtiger Bestandteil der Workplace Automation. Eine Ebene tiefer angesetzt, bieten diese Tools das Potenzial, durch smarte Automatisierungen Abläufe im Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Wenn Mitarbeitende im Konferenzraum immer dieselbe Technik und Geräte benötigen, dann kann die Software Präferenzen erkennen und passende Buchungen vorschlagen. Auch Parkplätze für die Mitarbeitenden oder Ladestationen für elektrische Fahrzeuge lassen sich in die Arbeitsplatz-Buchungssoftware einbinden. Unternehmen können die Nutzung ihre Ressourcen besser analysieren.

Die Buchungs-Applikation kann Auslastungsanalysen und Statistiken erstellen, um eine effizientere Nutzung der Arbeitsplätze zu gewährleisten. Automatisierung bedeutet auch, Kommunikation zu vereinfachen. Wenn die Software für die Arbeitsplatzbuchung zudem einen direkten Austausch per Chat anbietet, dann ermöglicht dies kurzfristige Absprachen bezüglich einer Raumbelegung.

Automatisierte Arbeitsplatzbuchung

Aufgrund der hierzulande geringen Bekanntheit gibt es auch noch keine schlüssige, allgemein anerkannte Definition. Je nachdem, wen man fragt, versteht jeder unter Workplace Automation etwas anderes. Mike Finckh, Gründer und Geschäftsführer des Value Added Distributors Concept International, definiert es so: „Workplace Automation ist ein System aus Hardware und Software, das es ermöglicht, Arbeitsplätze und Büroflächen möglichst effizient zu nutzen unter Zuhilfenahme – wie das Wort schon sagt – von Automation. Drei Leute brauchen einen Meeting-Room für die nächsten zwei Stunden und kommen mit dieser Anforderung an ein System. Das System weist unter Berücksichtigung der Anforderung und des zeitlichen Rahmens die optimale Fläche zu und ermöglicht so eine effiziente Ausnutzung der Arbeitsflächen, die letztendlich immer mit Kosten verbunden sind.“

„Workplace Automation bezieht sich auf den Einsatz von Software und Hardware zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen“, beschreibt es Gregor Greinke, CEO von GBTEC, einem Spezialisten für Prozess- Automation. „Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, repetitive oder manuelle Aufgaben zu übernehmen, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Ressourcen freizusetzen. So können Mitarbeiter ihre Zeit auf wertschöpfende und strategisch wichtige Aufgaben fokussieren. Workplace Automation Systeme (WAS) umfassen eine Vielzahl von Technologien, einschließlich Robotic Process Automation (RPA), Workflow-Automatisierung, künstliche Intelligenz, digitale Assistenten und Chatbots sowie automatisierte Dokumentenverwaltungssysteme.“

Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen

Ein Vorteil von Workplace Automation liegt auf der Hand. Eine effiziente Nutzung der Büroflächen ermöglicht in der Regel eine Verkleinerung derselben. Das spart Kosten, die früher oder später die Implementierungskosten übertreffen. Die Vorteile für die Mitarbeitenden sind weniger eindeutig. Denjenigen, die ein individuelles Durcheinander an ihrem Arbeitsplatz bevorzugen, samt Pflanze und Fotos der Familie, wird etwas weggenommen.

Jan Kramer ist Geschäftsführer von Zeitwart, einem Anbieter von intelligenter Raumbuchung und Ressourcenverwaltung, und beschreibt die Vorteile wie folgt: „Die Mitarbeiter haben gerne ihre Blume und das Bild ihrer Familie auf dem Schreibtisch. Im ersten Moment nimmt man ihnen etwas weg. Aber wenn man das geschickt und intelligent umsetzt, dann merken sie, dass sie einen Mehrwert davon haben, weil sie sich zum Beispiel jederzeit die Umgebung schaffen können, die sie gerade brauchen. Müssen sie Ruhe haben, können sie sich einen entsprechenden Arbeitsplatz buchen. Brauchen sie einen Besprechungsraum, buchen sie sich einen Team-Raum. Früher hat man mal telefoniert, das hat wenige gestört. Jetzt ist die Aussage oft, wenn ein Kollege vier Stunden am Tag einen Zoom-Call hat, dann soll er sich doch bitte woanders hinsetzen. Wenn man das berücksichtigen kann, dann sind das Vorteile.“

Nachteile von Workplace Automation

Obwohl Workplace Automation weit gefasst viele Vorteile bietet, „gibt es auch potenzielle Nachteile“, gibt Gregor Greinke zu bedenken und nennt folgende kritische Punkte:

Veränderungen am Arbeitsplatz: Eine der größten Sorgen besteht in dem potenziellen Verlust von Arbeitsplätzen durch Automatisierung. Workplace Automation Systeme mögen zwar Aufgaben übernehmen, die zuvor von Mitarbeitenden erledigt wurden, doch sie eröffnen gleichzeitig auch neue Möglichkeiten für die Neugestaltung von Arbeitsplätzen. Mitarbeitende haben die Chance, sich weiterzubilden und ihre Fähigkeiten anzupassen, um in den neuen Bereichen zu arbeiten, die durch die Automatisierung entstehen.

Abhängigkeit von Technologie: Unternehmen, die stark auf Automatisierung setzen, können anfällig für technische Probleme oder Ausfälle sein. Eine übermäßige Abhängigkeit von automatisierten Systemen kann zu erheblichen Störungen führen, wenn diese Systeme ausfallen oder nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Herausforderungen bei der Integration: Die Implementierung von Automatisierungssystemen kann komplex sein und erfordert oft beträchtliche Investitionen in Technologie, Schulung und Infrastruktur. Die Integration neuer Systeme in bestehende Arbeitsabläufe kann ebenfalls Herausforderungen mit sich bringen und erfordert ein durchdachtes Change-Management.

Datensicherheitsrisiken: Mit der Zunahme von Automatisierungstechnologien können auch die Risiken für Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe steigen. Automatisierte Systeme müssen sicher gegen potenzielle Bedrohungen geschützt werden, um die Integrität und Vertraulichkeit von sensiblen Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Workplace Automation im Zusammenspiel mit KI

KI-Tools, die in Plattformen zur Arbeitsplatzautomatisierung integriert sind, können die Produktivität der Mitarbeitenden erweitern, indem sie Aufgaben übernehmen, die banal und repetitiv sind, etwa die Buchung eines Besprechungsraums oder des bevorzugten Schreibtischs. Die Automatisierung dieser manuellen Aufgaben erhöht zudem die Genauigkeit. Eine KI lässt sich nicht ablenken und wird nicht müde. KI-gesteuerte Automatisierung kann verschiedene Aufgaben am Arbeitsplatz durchführen.

Schreibtischbuchung vorschlagen: KI-Algorithmen können die Buchung von Arbeitsplätzen automatisieren und den Prozess schnell, bequem und effizient gestalten Durch die Analyse der Präferenzen eines Mitarbeitenden, der Dynamik der Teams und der Verfügbarkeit der Arbeitsplätze kann die KI auf intelligente Weise Arbeitsplätze zuweisen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden nahekommen.

Automatisches Einchecken am Arbeitsplatz: Das spart den Mitarbeitenden Zeit beim Einchecken im Büro und liefert den Verantwortlichen Echtzeit-Analysen, die sie als Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Raumplanung heranziehen können.

Büronutzung analysieren: Die Büroflächen stellen nach den Gehältern normalerweise die zweithöchsten Kosten dar. Mithilfe von KI-Analysen lässt sich der langfristige Bedarf vorhersagen. Statt manueller Dateneingaben liefert die KI detaillierte Analysen zur Büronutzung. Durch die Analyse von Echtzeitdaten über die Belegung von Schreibtischen und die Nutzung von Besprechungsräumen können Algorithmen schlecht ausgelastete Bereiche identifizieren und entsprechende Anpassungen vorschlagen.

Workplace Automation und die Attraktivität des Unternehmens

Der „War for Talents“ ist in Zeiten des immerwährenden Personal- und Fachkräftemangels stets ein heißes Thema. Nun stellt sich die Frage, ob das Vorhandensein einer Workplace Automation Auswirkungen auf die Attraktivität eines Unternehmens mit sich bringt.

Nina Koch ist Director Customer Success Central Europe bei der Produktivitätsplattform Slack. Sie meint dazu: „Unternehmen, die eine überzeugende Digitalstrategie verfolgen und auf Workplace Automation setzen, ziehen talentierte Fachkräfte an und können sie langfristig binden. Dadurch steigern Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich. Gerade für Young Talents wird es bei der Wahl des Arbeitgebers immer wichtiger, ein modernes digitales und hybrides Arbeitsumfeld vorzufinden, welches es ihnen ermöglicht, sich voll und ganz auf sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren. Wichtig ist, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen den Anschluss nicht verpassen und sich mit diesem Zukunftsthema auseinandersetzen.“

Jan Kramer sagt dazu: „Meine Generation hat sich nach Corona daran gewöhnt, dass man auch zu Hause arbeiten kann, dass man im Büro arbeiten kann, und will das selbst entscheiden. Dann braucht das Unternehmen eine Automatisierung, die das regeln kann. Das macht einen Arbeitsplatz sehr viel attraktiver, braucht aber einen Arbeitgeber, der das zulässt. Im Moment passiert eher die Rolle rückwärts. Sogar Elon Musk möchte, dass seine X-Mitarbeiter wieder vor Ort arbeiten.“

„Das ist eine Frage des Use Case“, differenziert Mike Finckh. „Es gibt Mitarbeiter, die funktionieren nicht im Homeoffice, die sind dann froh, im Büro arbeiten zu können.“

Workplace Automation in Deutschland

Workplace Automation hat in den USA bereits eine gewisse Verbreitung erreicht, hierzulande aber noch nicht. Ist vielleicht ein besonderes Mindset notwendig, über das die Europäer und die Deutschen nicht verfügen?

„Die Verbreitung von Workplace Automation wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, darunter wirtschaftliche, kulturelle und politische Aspekte“, antwortet GBTEC-Manager Greinke. „In den USA lässt sich eine stärkere Kultur der Unternehmensinnovation und Risikobereitschaft beobachten, die Unternehmen dazu antreibt, neue Technologien schneller zu übernehmen und einzusetzen. Der Wettbewerb und die Größe des Marktes in den USA drängen Unternehmen außerdem dazu, effizienter zu arbeiten und neue Technologien schneller zu implementieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“ Die USA seien zudem bekannt für ihre starke Forschungs- und Entwicklungskultur und stünden neuen Technologien offener gegenüber als konservativ denkende Märkte. „Die Unterschiede in der Verbreitung von Automation sind auf verschiedene Faktoren zurückzuführen, und ein spezielles Mindset ist sicherlich ein Teil des Gesamtbildes.“

Jan Kramer sieht einen weiteren Aspekt: „Workplace Automation ist nicht nur bei Unternehmen ein Thema. Auch das Land Niedersachsen hat sich die Optimierung der Flächennutzung des Landes bis 2030 auf die Fahne geschrieben und möchte 10 Prozent der eigenen Nutzfläche einsparen und Arbeitsabläufe weiter digitalisieren.“

Beispiele aus der Praxis

Mehrere Beispiele aus der Praxis zeigen einzelne Aspekte der Workplace Automation. „Wir haben kürzlich eine Software-Lösung umgesetzt“, berichtet Jan Kramer von Zeitwart, „bei der viele Bereiche zusammengebracht wurden: das Catering, die Raum-Buchung und die hybride Sitzung. Der Nutzer kann in einem Buchungsschritt einen Teams-Link erzeugen, das Catering bestellen, Kekse, Kaffee, Kuchen, und der Raum ist auch reserviert. Er muss nicht in drei Systeme gehen, um das zu bewerkstelligen.“

In der Ära von New Work und agilen Arbeitskonzepten fungieren „Door Signs“ vom Hersteller Qbic, digitale Türschilder oder Raumbeschilderungen, als Eckpfeiler im effizienten Raummanagement. Die flexiblen LCD-Tischschilder können als Desk Signs zudem Desksharing-Konzepte, etwa in Großraumbüros digital unterstützen. LCD-Displays können als visuelle Terminals und durch ihre NFC- und RFID-Schnittstellen auch für die gesetzlich vorgeschriebene Zeiterfassung eingesetzt werden.

Mike Finckh führt aus: „Es gibt es eine große Vielfalt an Produkten, angefangen bei den 10-Zoll-Bildschirmen mit Touchscreen, ähnlich wie ein iPad, die verschiedene Anzeigen ermöglichen, etwa wann ein Raum besetzt ist, von wem und wann er frei ist. Sie haben eine Beleuchtung außenherum, um auch schon aus der Ferne zeigen zu können, welcher Konferenzraum belegt ist und welcher frei.“ „Jüngst sind neue Formfaktoren dazugekommen, basierend auf E-Paper“, so Finckh weiter. Die sind extrem stromsparend und wartungsarm und brauchen nur alle drei bis fünf Jahre ein paar neue Knopfzellen. Man kann die E-Paper frei positionieren, etwa in den Aquarien, also stark verglasten Konferenzräumen. Das funktioniert alles drahtlos. Die Besonderheit ist der Rückkanal. Wenn ich spontan in einen Konferenzraum gehe, der gerade frei ist, dann drücke ich eine Taste, und das Gerät gibt das Signal an die Zentrale weiter: Der Raum ist jetzt besetzt. Über einen solchen Rückkanal verfügt ein E-Paper normalerweise nicht. Wenn es um die Buchung eines Arbeitsplatzes geht, da gibt es auch kleine 3,5-Zoll- Displays mit Touchscreen und NFC.“

„Framery ist ein Hersteller von intelligenten Bürokabinen und Privaträumen“, berichtet Arto Vahvanen, Head of Digital Offerings & Customer Experience bei Framery. „Wir wurden 2011 gegründet und haben unseren Sitz in Tampere, Finnland. Die Pods sind intelligent und mit der Amazon-Cloud verbunden. Uns beschäftigt die Frage, wie wir die Arbeitstage unserer Mitarbeiter geschmeidiger machen. Nachdem viele Unternehmen damit begonnen haben, die Quadratmeterzahl der Büros zu reduzieren, kommt nicht jeder jeden Tag ins Büro, so dass es verlockend ist, Hot Desks ohne feste Arbeitsplätze einzurichten. Wir stellen intelligente Besprechungsräume oder private Räume zur Verfügung, die die Mitarbeiter bequem im Voraus buchen können. Sie können das System mit dem Kalendersystem ihres Unternehmens verbinden, wir unterstützen Outlook, Microsoft 365 und Google. Die Steuerung erfolgt über eine App für Android und das iPhone. Mit nur wenigen Klicks haben Sie Ihren Tag gebucht. Akustik, Licht und Lüftung können individuell geregelt werden.“

Workplace Automation und Datenschutz

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist ohne das Erheben und Verarbeiten von personenbezogenen Daten kaum möglich. Hier kommt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ins Spiel. Doch mit Hosting und Verarbeitung der Daten in Europa oder einer Anonymisierung der personenbezogenen Daten sollte Workplace Automation in dieser Hinsicht nichts im Weg stehen.

„Workplace Automation und Datenschutz sind untrennbar miteinander verbunden, da Automatisierungstechnologien oft auf sensible Unternehmensdaten und Informationen zugreifen müssen“, betont Gregor Greinke. „Unternehmen, die Workplace Automation einführen, müssen sicherstellen, dass ihre Automatisierungstechnologien den geltenden Datenschutzrichtlinien und -gesetzen entsprechen, wie beispielsweise der DSGVO in Europa oder ähnlichen Datenschutzgesetzen in anderen Regionen. Dabei ist es essenziell, dass die Automatisierungssysteme Datenschutzprinzipien wie Datensparsamkeit, Zweckbindung und Datensicherheit einhalten.“

Buchungssysteme On Premises oder in der Cloud

Auch im Zeitalter der Cloud ziehen es viele Unternehmen vor, ihre IT auf den eigenen Servern einzurichten und Buchungssysteme zu nutzen, die On-Premises laufen – nicht zuletzt wegen der Bedeutung von Datenschutz und -sicherheit. On Premises lässt sich eine IT-Infrastruktur individuell aufbauen, ohne auf externe Dienstleister oder Rechenzentren angewiesen zu sein. Und wenn Probleme mit dem Internetzugang auftreten, ist es dennoch möglich, auf das interne System zuzugreifen.

Allerdings sind On-Premises-Buchungssysteme mit zusätzlichem Aufwand verbunden. So ist das Unternehmen selbst für die Verwaltung verantwortlich, was insbesondere Updates und Patches betrifft. Wer On-Premises-Lösungen für ein Arbeitsplatz-Buchungssystem nutzen möchte, muss im Voraus in die passende Hardware investieren.

Der Vorzug einer Arbeitsplatzbuchung als Software-as-a- Service liegt im Dienstleistungscharakter, da die Verantwortung beim Anbietenden liegt. So benötigen Kunden von SaaS-Buchungssystemen lediglich eine Internetverbindung, über die das Tool gegen laufende Gebühren auch regelmäßig Updates erhält. Zusätzliche Funktionen lassen sich unkompliziert integrieren und erhöhen die Skalierbarkeit. Es ist zudem die Aufgabe des Providers, Daten DSGVO-konform abzulegen. Deshalb ist Datenschutz auf Vertrauensbasis ein zentrales Thema, wenn es um Cloud- Lösungen geht.

Ob ein Unternehmen sich für ein Arbeitsplatz-Buchungssystem als On-Premises- oder Cloud-Modell entscheidet, hängt letztendlich von den jeweiligen Anforderungen ab. Entscheidende Punkte sind meist das technische Knowhow sowie die vorhandene IT-Infrastruktur, die eine On-Premises-Arbeitsplatzbuchung erfordert.

Ausblick

Zum Schluss bleibt noch ein Blick in die Glaskugel, wie sich Workplace Automation in den kommenden drei bis fünf Jahren entwickeln könnte. Arto Vahvanen meint dazu: „Ich habe gelernt, dass fünf Jahre ein sehr langer Weg sind. Vor zwei Jahren hatten wir noch kein ChatGPT. Die Frage wird sein, wie wir KI nutzen werden. Was wäre, wenn wir eine KI hätten, die mir, wenn ich morgens ins Büro komme, automatisch sagt, du hast heute zwei Meetings, und ich habe diese Räume für dich gebucht. Wir können auch durch die Daten, die die Pods sammeln, unseren Kunden Analytics und Einblicke verschaffen. Es gibt viele Anomalien und Trends, die oftmals verborgen bleiben. KI liefert künftig Antworten auf Fragen, die wir gar nicht zu stellen wussten. Zum Beispiel könnte es einen Arbeitsplatz geben, dessen Nutzung von Woche zu Woche abnimmt. Man sieht es nicht unbedingt, aber eine KI wäre in der Lage, ein Muster zu erkennen. Das führt dann zu einer Aufforderung an die Büroleiter, zu versuchen zu verstehen, was da passiert.“ „Automatisierte Workflows im Allgemeinen werden die Organisation von Arbeitsabläufen in nahezu allen Bereichen revolutionieren“ ist Nina Koch überzeugt. „Denken wir nur an vormals aufwendige Onboarding-Prozesse im Personalmanagement oder die kontinuierliche Überwachung und Wartung von IT-Systemen. Doch auch die tägliche Zusammenarbeit mit einer Produktivitätsplattform wie Slack wird durch den Einsatz von Workflows schneller und reibungsloser funktionieren. Die Buchung von Schreibtischen im Office durch Workplace-Management- Apps wie beispielsweise Deskbird trägt ebenfalls zur Digitalisierung und Automatisierung der Arbeits umgebung bei.“

Quelle: COM! – Das Computer Magazin