Workplace-Experience-Lösungen fördern Rückkehr ins Büro

Workplace-Experience-Software (WEX) verbessert und rationalisiert den Arbeitsalltag von Büroangestellten und fördert eine positive Return-To-Office-Erfahrung (RTO). WEX-Anwendungen ermöglichen es Unternehmen, die Raumbuchung, die Planung des Arbeitstages und die Terminplanung zu rationalisieren. Angesichts des hybriden Arbeitsmodells, das in vielen Organisationen gang und gäbe geworden ist, hilft eine WEX-Anwendung den Büroangestellten dabei, die besten Tage für die persönliche Arbeit und die Arbeit aus der Ferne zu finden. Ein Beispiel dafür ist Framery Connect und sein Zusammenspiel mit den Framery Smart Pods.

Blick von oben auf ein Büro

Darüber hinaus liefern WEX-Anwendungen wertvolle Daten für Unternehmen, um die Anwesenheit im Büro und die Belegung verschiedener Räume, etwa von Besprechungsräumen, zu verfolgen. Mit verwertbaren Erkenntnissen über die Büronutzung können Unternehmen sowohl die Räumlichkeiten wie die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter optimieren.

WEX-Software rationalisiert also die Raumbuchung, die Planung des Arbeitstages und die Terminplanung und optimiert gleichzeitig die Büroabläufe. Sie unterstützt eine positive Haltung gegenüber der Rückkehr ins Büro, indem sie diesen Prozess zu einer positiven Erfahrung für die Mitarbeiter macht, auch ohne strenge Vorgaben. Und sie ermöglicht durch die Echtzeit-Erfassung von Belegungsdaten die Überwachung der Raumnutzung, die Optimierung des Bürolayouts und das Treffen fundierterer Entscheidungen im Sinne eines hervorragenden Arbeitsplatzerlebnisses.

Smartphone in Hand mit Framery Connect App
Mit Framery Connect können Mitarbeiter per App ihren Arbeitsplatzkalender verwalten sowie Besprechungsräume und Raumanzeigen buchen

Umstritten: Die Rückkehr ins Büro

Die Rückkehr ins Büro wurde nach der Pandemie zum Thema, als Unternehmen Mitarbeiter, die zuvor persönlich anwesend waren, nach Monaten oder mehr als einem Jahr der Fernarbeit zurückholen wollten. Das Konzept des RTO spaltete die Unternehmen in mehrere Lager: Einige setzten eine strikte Fünf-Tage-Woche-Regel durch, während andere ein hybrides Arbeitsmodell einführten, bei dem nur einige Tage im Büro verbracht werden. Wiederum andere ließen ihren Mitarbeitern die Freiheit, selbst oder im Team zu entscheiden, wie sie die Arbeitswoche gestalten wollten. Das hat dazu geführt, dass sich viele dafür entschieden haben, einen Großteil, wenn nicht sogar alle Tage, von zu Hause aus zu arbeiten. Laut Gallup-Daten aus dem Jahr 2024 arbeiten mehr als 50 Prozent der remote tätigen Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten in einem hybriden Arbeitsmodell.

2024 wurde die Frage der Rückkehr ins Büro erneut aufgeworfen, als Amazon ankündigte, dass alle seine Mitarbeiter ab dem 2. Januar 2025 wieder fünf Tage pro Woche persönlich im Büro arbeiten müssen. Obwohl Amazons Konzept zu den strengsten RTO-Ansätzen in seiner Liga gehört, ist es bei Weitem nicht das einzige Unternehmen mit einer ähnlichen Politik unter ihnen Giganten wie Goldman Sachs, Dell und J.P. Morgan. Mehrere Tage im Büro müssen Beschäftigter unter anderem bei Deutsche Bank, SAP, 3M, Ford, Uber und vielen anderen Unternehmen sein.

Hand tippt auf Display an der Wand
Die Arbeitsplatzmanagement-Lösung Framery Connect stellt Echtzeitdaten zur Nutzung von schallisolierten Kabinen und anderen Arbeitsbereichen im Büro bereit

Return To Office unterstützen

Die Reaktionen der Mitarbeiter auf solch strenge RTO­-Politiken waren sehr gemischt. Dennoch kann die Rückkehr ins Büro eine positive Erfahrung für die Mitarbeiter sein. Im besten Fall brauchen Unternehmen die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz nicht zu kontrollieren, wenn die Rückkehr ins Büro freiwillig und positiv ist. Durch die Optimierung der alltäglichen Erfahrung von Büroangestellten können Unternehmen einen Arbeitsplatz gestalten, an den die Mitarbeiter jeden Tag gerne zurückkehren.

WEX-Software fördert mit einer Reihe von Funktionen eine positive Rückkehr-Erfahrung:

  • Buchung von Besprechungsräumen: Durch die Möglichkeit, Räume, Kabinen und Pods zu buchen, entfällt das Rätselraten bei der Suche nach verfügbarem Platz für hybride und persönliche Meetings. Zusätzlich zu den buchbaren Räumen sollten Unternehmen sicherstellen, dass das Büro über genügend kleinere, immer verfügbare Smart Pods für unerwartete Telefonate und Videomeetings verfügt. Mit Framery Connect können Mitarbeiter über die Framery-App ihren Arbeitsplatzkalender verwalten sowie Besprechungsräume und Raumanzeigen buchen.
  • Kalender-Integration: Die Buchung von Besprechungsräumen und die Überprüfung ihrer Verfügbarkeit sollte jederzeit und überall einfach sein. Wenn alle buchbaren Besprechungsräume mit dem Arbeitsplatzkalender verbunden sind, können hybride Mitarbeiter ihre persönlichen Tage im Voraus planen. Mit Framery Connect sind die Daten immer auf dem neuesten Stand und zeigen die Verfügbarkeit in Echtzeit auf der Grundlage von Kalenderbuchungen an. Die Smart Pods von Framery können durch die Integration mit dem Arbeitsplatzkalender buchbar gemacht werden.
  • Raum-Panel: Raumpanels unterstützen bei der Navigation durch das Büro, indem sie anzeigen, ob der gewünschte Besprechungsraum oder Pod frei oder belegt ist. Die Tafeln helfen den Mitarbeitern auch dabei, Termine zu prüfen und Besprechungsräume sofort zu buchen. Die Überprüfung der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen ist mit dem Framery Room Display (verfügbar seit Anfang 2025) ganz einfach – die Farbcodierung zeigt an, ob der Raum frei (grün) oder belegt (rot) ist.
  • Mobile App: Schwierigkeiten bei der Raumbuchung und der Suche nach den richtigen Räumen für Meetings können die Büroarbeit unproduktiv machen. Tatsächlich verbringen 40 Prozent der Arbeitnehmer mehr als 30 Minuten pro Tag mit der Suche nach einem freien Raum. Eine App für den mobilen Arbeitsplatz ist der schnellste Weg, um Besprechungsräume zu buchen und alle Termine im Blick zu behalten. Die Framery App macht die Navigation an jedem Arbeitstag einfacher.
Drei Framery Room Display auf denen eine Farbcodierung schon aus der Entfernung sichtbar macht, ob der Raum frei ist, die Reservierung bald beginnt oder der Raum belegt ist
Beim Framery Room Display macht eine Farbcodierung schon aus der Entfernung sichtbar, ob der Raum frei ist, die Reservierung bald beginnt oder der Raum belegt ist

Datenbasierte Erkenntnisse

Nutzungsdaten in Echtzeit sind eine Voraussetzung für die optimale Nutzung begrenzter Büroflächen. Mit WEX-Software können Unternehmen wertvolle Informationen über die Belegung sammeln, zum Beispiel darüber, welche Bürobereiche voll ausgelastet sind und welche zusammenhängenden Bereiche zu wenig genutzt werden. Die Framery Smart Pods sind mit eingebauten Sensoren ausgestattet, um anonyme Belegungsdaten zu sammeln. Mit dem Framery Connect Sensor lässt sich die Belegungsmessung auf das gesamte Büro ausweiten.

Eine suboptimale Nutzung der begrenzten Bürofläche bedeutet, dass Unternehmen einen ihrer größten materiellen Vermögenswerte nicht optimal verwerten: das Büro. So sind beispielsweise größere Besprechungsräume in etwa 80 Prozent der Fälle mit weniger als drei Personen besetzt. Mit intuitiven Daten und visuellen Erkenntnissen können Unternehmen Design-Entscheidungen treffen, um ihren Büroraum optimal zu nutzen und ihren Mitarbeitern ein großartiges Arbeitsplatzerlebnis zu bieten.

Die vier Varianten der Framery Office-Kabinen
Framery bietet vier Varianten von Office-Kabinen an: Framery One Compact (Telefon­kabine für eine Person), Framery One (Einzelarbeitsplatz), Framery Four (Meeting-Kabine für vier Personen) und Framery Six (Kabine für vier bis sechs Personen)

Förderung von Privatsphäre und Produktivität

Viele Wissensarbeiter sind verständlicherweise besorgt darüber, dass das Büro kein produktives und ablenkungsfreies Arbeiten ermöglicht, umso mehr in Großraumbüros, in denen die Mitarbeiter in großen offenen Bereichen mit mehreren Arbeitsplätzen arbeiten.

Doch Unternehmen können eine produktive Arbeits­umgebung durch die Gestaltung von Büros und privaten Besprechungsräumen fördern, wie etwa mit schallisolierten Smart Pods und Besprechungskabinen. Framery Smart Pods, wie der Framery One für eine Person, fördern dank ihrer Schallisolierung die Produktivität und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Unternehmen sollten deshalb für einen ausreichenden Zugang zu schallgedämmten Räumen für kleine Besprechungen und ­private Telefonate im Büro sorgen. Ein Leitfaden von Framey zur Pod-Platzierung hilft dabei, die richtige Anzahl von Smart Pods unterschiedlicher Größe auszu­wählen und mit ihnen Zonen für verschiedene Arbeitsaktivitäten zu schaffen.

Quelle: COM! – Das Computer Magazin